INTEGRITETSPOLICY NORDIC LIVE EXPO AB

 

Behandling av dina personuppgifter

Nordic Live Expo AB (Live Expo) org nr: 559202-8285 är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Vi har för avsikt att värna om din integritet och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och branschregler. Du ska känna dig trygg när dina personuppgifter behandlas av Live Expo och vi behandlar den information som du lämnar till oss eller kommit oss tillhanda med respekt. I denna integritetspolicy finns information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du tar del av våra mässor/events/konferenser eller får marknadsföring om mässor/events/konferenser.

 

Kontakta oss

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som beskrivs nedan är du välkommen att kontakta oss.

 

Våra kontaktuppgifter:

Nordic Live Expo AB
Stora Åvägen 21
436 34 Askim
T +46 (0)31-788 45 20
e-post info@liveexpo.se

 

Varför och hur vi behandlar dina uppgifter

Vi samlar in och behandlar dina uppgifter när du gör en registrering, bokning eller ett köp hos oss. Vi samlar också in uppgifter från tredje part om dig i egenskap av representant för din yrkesroll eller ditt intresse när vi bedömer att du kan ha ett intresse av mässor/events/konferenser. Angående rensning och hur länge vi behåller dina personuppgifter se avsnittet övrigt.

 

 

Du som besöker en av våra arrangemang med anledning av din yrkesroll eller din profession

 

Med yrkesroll avses alla besökare/konferensdelegater till bransch-/fackmässor, bransch-/fackbesökare till publika mässor samt om du har ett förtroendeuppdrag. För att du ska kunna köpa biljetter, konferenspass eller annan produkt inför ditt besök på eventet/mässan/konferensen krävs att du lämnar vissa personuppgifter till oss. Vilka uppgifter som är obligatoriska framgår av registreringen när du gör din beställning/bokning. Dessa uppgifter krävs för att du ska kunna genomföra din beställning.

 

När du besöker en av våra event/mässor/konferenser i din yrkesroll behandlar vi dina personuppgifter för i huvudsak följande ändamål:

– För att registrera och administrera din anmälan till eventet
– För att kommunicera med dig inför och under eventet, t.ex. för att skicka information till dig
– För att skicka information om liknande event som vi tror att du kan vara intresserad av

 

När du har anmält dig till någon av våra event/mässa/konferens kommer vår kommunikation till dig bland annat bestå av:

– En bekräftelse via e-post, sms eller post
– Eventuell faktura via post eller e-post
– E-post med information samt nyhetsbrev och marknadsföring om event/mässa/konferens och om liknande event/mässa/konferens som vi tror att du kan vara intresserad av
– Nyhetsbrev från vårt företag och andra företag som vi samarbetar med
– E-post med marknadsundersökningar

 

Du som deltar vid en av våra fackmässor/events/konferenser där vi tillhandahåller en besökar-badge/namnbricka

När du anländer till mässan behöver vi scanna din besökarbadge för att kunna ge dig tillträde till mässan. När du därefter befinner dig på mässan kan utställare, sponsorer, branschorganisationer, föreläsare eller andra parter be att få scanna din badge/namnbricka. Dessa personer får då tillgång till dina personuppgifter och blir självständigt personuppgiftsansvariga för dessa uppgifter. Du avgör själv om du vill låta någon scanna din badge/namnbricka och därmed tillhandahålla information till utomstående.

 

Vem får tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. Vi samarbetar dock med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig som deltagare eller om mottagaren är en extern eller intern leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vårt arrangemang. Vissa mässor samägs av oss med annan part. I dessa fall kan personuppgifterna hanteras av denna part. Detta framgår av respektive mässas webbsida.

 

Nedan beskriver vi vilka vi delar dina personuppgifter med. Du kan kontakta oss om du vill ha mer information.

– Dina personuppgifter kommer att delas med leverantörer för att vi ska kunna administrera din anmälan till mässan/konferensen/eventet , t.ex. till den leverantör som tillhandahåller biljettsystem, konferensregistrering och logistik.
– Vi kommer att dela dina personuppgifter med en leverantör i syfte att hålla dina uppgifter korrekta, d.v.s. för att uppdatera dina kontaktuppgifter.
– Om du använder en biljettkod vid anmälan, som du har fått från en utställare eller en partner, kommer vi att dela dina kontaktuppgifter, såsom din postadress, e-postadress och mobilnummer, med den utställare eller partner som du har fått koden ifrån.
– Vi kan komma att dela de bilder eller filmer som du som deltagare är synlig på i vår marknadsföring, digitala kanaler, utställares kanaler samt partners kanaler. Alla dessa kan komma att dela bilder och filmer från arrangemanget, där besökare, utställare, partners, medverkande, talare och andra deltagare är synliga.
– Om du väljer att låta utställare, sponsorer, partners branschorganisationer, talare/föreläsare eller andra parter som deltar vid mässan scanna den streckkod som finns på din badge/namnbricka och som innehåller personuppgifter om dig lämnas uppgifter till den som scannar din streckkod. Dessa behandlar då dina uppgifter som personuppgiftsansvarig.

 

 

Du som besöker en av våra publikmässor/event som privatperson

 

Detta avsnitt är endast och uteslutande avsett för publikmässor, alltså inte mässor som är fackmässor. Det framgår på respektive mässas webbsida om mässan är en fackmässa eller publikmässa, om du är osäker kontakta oss. För att du ska kunna köpa biljetter, konferensbiljetter eller annat inför ditt besök på mässan/eventet krävs att du lämnar vissa personuppgifter till oss. Vilka uppgifter som är obligatoriska framgår av registreringsformuläret när du gör din beställning.

 

När du besöker en av våra publikmässor/publika event som privatperson behandlar vi dina personuppgifter I huvudsak för följande ändamål:

– Att registrera och administrera din anmälan till mässan/eventet
– Att kommunicera med dig inför och under mässan, t.ex. för att skicka information till dig
– Att skicka information om liknande mässor som vi tror att du kan vara intresserad av, inom en period av två år

 

När du har anmält dig till någon av våra mässor kommer vår kommunikation till dig bestå av:

– Bekräftelse via e-post, sms eller post
– Eventuell faktura via post eller e-post
– E-post med information samt nyhetsbrev och marknadsföring om mässan/eventet och om liknande mässor/event som vi tror att du kan vara intresserad av
– Nyhetsbrev om vårt företag
– E-post med marknadsundersökning om mässan/eventet

 

Vem får tillgång till dina personuppgifter?

Vi samlar in dina personuppgifter för behandling inom Live Expo. Vi samarbetar dock med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig som deltagare eller om mottagaren är en extern eller intern leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vår verksamhet.

 

Nedan beskriver vi vilka vi delar dina personuppgifter med. Du kan kontakta oss om du vill få mer information.

– Dina personuppgifter kommer att delas med leverantörer för att vi ska kunna administrera din anmälan till mässan/eventet, t.ex. till den leverantör som tillhandahåller vårt biljettsystem och distribution.
– Vi kommer att dela dina personuppgifter med en leverantör i syfte att hålla dina uppgifter korrekta, d.v.s. för att uppdatera dina kontaktuppgifter, eller ett undersökningsföretag, för att du ska kunna lämna omdömen om mässan.
– Om du använder en biljettkod vid anmälan, som du har fått från en utställare eller en partner, kommer vi att dela dina kontaktuppgifter, såsom din postadress, e-postadress och mobilnummer, med den utställare eller partner som du har fått koden från.
– Vi kan komma att dela de bilder eller filmer som du som deltagare är synlig på i vår marknadsföring, digitala kanaler, utställares kanaler samt partners kanaler. Alla dessa kan komma att dela bilder och filmer från arrangemanget, där besökare, utställare, partners, medverkande, talare och andra deltagare är synliga.

 

 

Du som är utställare/sponsor/partner på våra mässor/events/konferenser

 

Med utställare/sponsor/partner avses den som är utställare eller representant för utställare. Behandlingen görs med anledning av att du anmäler dig och deltar som utställare eller representant för en utställare. För att du ska kunna delta som utställare på mässan krävs att du lämnar vissa personuppgifter till oss. Vilka uppgifter som är obligatoriska lämnar du till oss vid din bokning. Om du inte lämnar dessa uppgifter till oss kan du inte delta som utställare.

 

När du deltar som utställare vid våra mässor behandlar vi dina personuppgifter i huvudsak för följande  ändamål:

– Att kunna genomföra och administrera din bokning och tillgodose dina behov på mässan
– Att ge dig tillgång till utställarservice både på plats och innan eventet/mässan
– Att kommunicera med dig inför och under mässan/eventet/konferensen t.ex. för att skicka information och annat underlag
– Att skicka information och marknadsföring om när mässan hålls nästa gang samt om liknande mässor som vi tror att du kan vara intresserad av
– Att kunna marknadsföra och informera om din medverkan vid mässan/konferensen/eventet

 

När du har anmält dig som utställare till någon av våra events kommer vår kommunikation till dig bestå av:

– Bekräftelse via e-post, sms eller post
– Faktura via post eller e-post
– Inloggningsuppgifter
– Information inför ditt deltagande
– Information och nyhetsbrev om mässan/eventet/konferensen, om vad som händer på mässan/eventet/konferensen samt om liknande arrangemang som vi tror att du kan vara intresserad av
– Nyhetsbrev om vår verksamhet och andra verksamheter vi samarbetar med
– Inbjudan till nästa mässa/event/konferens och eventuellt liknande kommande arrangemang som vi på grund av din yrkesroll tror att du kan vara intresserad av

 

Du som samlar in personuppgifter från besökare på en mässa/event/konferens

Alla besökare på en fackmässa får en besökarbadge som innehåller deras personuppgifter. Som utställare hos oss kan du beställa utrustning för att scanna dessa besökarbadgar så att ni kan scanna besökare. Besökaren väljer om denne vill lämna ut sina uppgifter och därmed få sin badge scannad. Om du som utställare scannar en badge blir ditt/ert företag enligt gällande GDPR-förordning personuppgiftsansvariga för den kontakten.

 

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. Vi samarbetar dock med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund eller om mottagaren är en extern eller intern leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vår verksamhet. Vi kommer att dela dina personuppgifter med en leverantör i syfte att hålla dina uppgifter korrekta, d.v.s. för att uppdatera dina kontaktuppgifter. Vi kan komma att dela de bilder eller filmer som du som utställare är synlig på i vår marknadsföring, digitala kanaler, andra utställares kanaler samt partners kanaler. Alla dessa kan komma att dela bilder och filmer från arrangemanget där besökare, utställare, partners, medverkande, talare och andra deltagare är synliga. Du kan kontakta oss om du vill få mer information om vilka parter som får tillgång till dina personuppgifter.

 

 

Du som föreläser/talar/modererar eller håller i en aktivitet vid våra konferenser/mässor

 

För att kunna delta som föreläsare/talare/moderator eller något annat inom vårt innehåll (nedan kallat talare) vid våra arrangemang krävs att du lämnar utvalda personuppgifter till oss.

 

När du deltar som talare vid våra arrangemang behandlar vi dina personuppgifter i huvudsak för följande ändamål:

– Att registrera och administrera din medverkan till mässan/konferensen/eventet
– Att kommunicera med dig inför och under mässan/konferensen/eventet, t.ex. för att skicka information till dig
– Att skicka information och marknadsföring om när mässan/konferensen/eventet arrangeras nästa gång och om liknande event som vi tror att du kan vara intresserad av
– Att kunna marknadsföra och informera om din medverkan vid mässan/konferensen/eventet

 

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

När du deltar som talare vid någon av våra event kommer dina marknadsföringsuppgifter att synas för deltagarna och i marknadsföringssammanhang. Vi samarbetar även med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig eller om mottagaren är en extern eller intern IT-leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vår verksamhet. Vi kan komma att dela de bilder eller filmer som du som deltagare är synlig på i vår marknadsföring, digitala kanaler, utställares kanaler samt partners kanaler. Det han hända att dessa delar bilder och filmer från arrangemanget, där besökare, utställare, partners, medverkande, talare och andra deltagare är synliga. Du kan kontakta oss om du vill få mer information.

 

 

Du som får marknadsföring om våra mässor/events/konferenser som bedöms som relevanta för din yrkesroll eller din profession

Med yrkesroll avses tänkbara deltagare till bransch-/fackmässor, bransch-/fackbesökare till publika mässor samt om du har ett förtroendeuppdrag. Vi kontaktar dig i syfte att marknadsföra mässor som vi på grund av din yrkesroll eller befattning tror att du kan vara intresserad av. Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter, kontakta oss.

 

Intresseavvägning

För vissa ändamål, när vi kommunicerar med dig i egenskap av din yrkesroll, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Om du vill ha detaljerad information om de intresseavvägningar som vi har gjort kontakta oss.

 

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. Vi samarbetar dock med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund eller om mottagaren är en extern eller intern leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vår verksamhet. Vi kommer att dela dina personuppgifter med en leverantör i syfte att hålla dina uppgifter korrekta, d.v.s. för att uppdatera dina kontaktuppgifter. Du kan kontakta oss om du vill få mer information om vilka parter som får tillgång till dina personuppgifter.

 

 

Du som får marknadsföring om våra mässor/events/konferenser som bedöms som relevanta för ditt intresse som privatperson. (endast publikmässor)

 

Med intresse som privatperson avses tänkbara intressen som matlagning, husdjur, friluftsliv och andra privata intressen som du utför på din fritid när nu inte är yrkesverksam. Med intresse avses inte aktiviteter som du utför på förtroendeuppdrag, detta går under avsnittet yrkesroll. Med intresse som privatperson avses endast marknadsföring av publikmässa. Vi kontaktar dig i syfte att marknadsföra mässor som vi på grund av ditt intresse eller demografi tror att du kan vara intresserad av. Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter, kontakta oss.

 

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. Vi samarbetar dock med andra företag och organisationer som får ta del av dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund eller om mottagaren är en extern eller intern leverantör som vi anlitar för att bistå oss tekniskt med någon del av vår verksamhet. Vi kommer att dela dina personuppgifter med en leverantör i syfte att hålla dina uppgifter korrekta, d.v.s. för att uppdatera dina kontaktuppgifter. Du kan kontakta oss om du vill få mer information om vilka parter som får tillgång till dina personuppgifter.

 

 

Övrigt

 

Hur länge behåller vi dina uppgifter?
Om du är yrkesverksam inom en viss bransch eller har besökt en fackmässa (alla besök av fackmässor är i professionellt syfte, det är ett krav för att få besöka mässan) och vi har arrangemang inom denna eller liknande bransch, kommer vi spara dina uppgifter så länge du är en viktig person för oss i vår yrkesmässiga relation. Vi genomför fortlöpande rensningar för att uppdatera databas och om det kommer till vår insikt att dina arbetsuppgifter ändrats eller om du ändrat arbetsgivare kommer din data att uppdateras eller raderas. Du kan även själv välja att när som helst avregistrera dig från marknadsföring eller kontakta oss för att bli raderad. Texten ovan gäller även alla utställare, partners, sponsorer, föreläsare och talare samt andra medverkande till mässans innehåll.

 

Om du besöker en mässa som privatperson (endast möjligt på publikmässor) eller kontaktar oss inom affärsområdet publikmässor som besökare behåller och behandlar vi dina personuppgifter i två år. Varje gång du återbesöker en mässa eller kontaktar oss igen påbörjas nästa tvåårs intervall. Du kan även själv välja att när som helst avregistrera dig från marknadsföring eller kontakta oss för att bli raderad. Informationen om privatperson gäller inte utställare, partners, sponsorer, föreläsare och talare samt andra medverkande till mässans innehåll på publikmässor utan dessa behandlas som yrkesroll.

 

Samtycke; du har alltid möjlighet att ge ditt samtycke för marknadsföring ifrån oss. Det finns då ingen tidsbegränsning för hur länge vi behandlar dina personuppgifter. Du kan själv välja att när som helst avregistrera dig från marknadsföring eller kontakta oss för att bli raderad.

 

Externa uppgiftskällor

Dina personuppgifter kan ha hämtats från externa uppgiftskällor. Vi använder oss regelbundet av externa databaser från tredje part, som tillförlitliga affärspartners eller datapartners (t.ex. Bisnode) för uppdatering av uppgifter, nya kontakter och prospektering. Om du vill veta från vilka externa källor vi har hämtat dina personuppgifter ifrån, kontakta oss.

 

Rensning och uppdatering av våra databaser

För oss är det viktigt att ha en korrekt databas och vi genomför flertalet aktiviteter med exempelvis följande åtgärder;

– Löpande rensning och uppdatering av databaser efter kontakt med våra kunder
– Löpande rensning och uppdatering av databaser efter utskick
– Löpande rensning och uppdatering av databaser efter studsar på e-post-utskick
– Löpande rensning och uppdatering av databaser efter intresseavvägning, relevans och tidsangivelse
– Löpande rensning och uppdatering databaser via tvätt av databasleverantörer

 

Fotografering och filmning från övervakningskameror

För att säkerställa säkerheten under våra evenemang finns installerade kameror på anläggningarna och parkeringsplatserna. Dessa kameror spelar bara in och betraktas för övervakning- och säkerhetsändamål och följer respektive halls integritetspolicy.

 

Fotografering och filmning av våra mässor/events/konferenser

Under våra arrangemang kan fotografer ta bilder/filma utställare/besökare och andra medverkande som deltar på arrangemanget. Bilderna kan komma att användas i reklamsyfte för arrangemanget i tryckt material eller digitala kanaler. Om du inte önskar deltaga på dessa fotografier eller filmer måste du kontakta mässledningen för att undersöka om det finns möjligheter att förhindra detta. Mässan är en avstängd plats och fotografering och filmning är en del av arrangemanget. All fotografering och filmning sker på ett respektfullt sätt och har som avsikt att förhöja besökarnas och utställarnas upplevelse.

 

Rättigheter att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter att t.ex. få tillgång till vilka uppgifter vi behandlar eller få uppgifter raderade. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss. Du kan exempelvis;

 

Rätt till rättelse. Du kan begära att vi korrigerar eventuella felaktiga personuppgifter eller kompletterar dem kostnadsfritt.

Rätt att ta tillbaka samtycke. Du kan, enligt tillämplig lagstiftning, när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Om du drar tillbaka ditt samtycke påverkar detta inte lagligheten i den bearbetning som skett genom ditt tidigare samtycke. Observera att om du drar tillbaka ditt samtycke kommer du kanske inte att kunna dra fördel av vissa servicefunktioner där behandling av personuppgifter krävs.

Rätt till radering. Om du begär att vi raderar dina personuppgifter gör vi det, med undantag för om det finns någon rättslig anledning till att inte göra det. Det kan till exempel röra sig om övergripande legitima skäl att behålla dina personuppgifter, som ett rättsligt krav som vi måste följa, eller om lagring krävs för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga krav.

Rätten att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du har rätt att kontakta den behöriga tillsynsmyndigheten om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter på ett lagligt sätt.

Avsluta marknadsföring och kommunikation från oss (rätt att göra invändningar)

 

Personuppgifter utanför EU/EES

Live Expo behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES, men vi kan i vissa fall använda leverantörer utanför EU/EES. När vi överför personuppgifter utanför EU/EES görs detta endast om vi har en laglig grund för överföringen i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Det innebär att vi kan överföra personuppgifter till Privacy Shield-certifierade personuppgiftsbiträden i USA. Enligt ett beslut av Europeiska Kommissionen får personuppgifter överföras till mottagare i USA, under förutsättning att mottagaren är Privacy Shield-certifierad. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA med syfte att skydda européers grundläggande rättigheter och att garantera rättssäkerhet för företag som överför personuppgifter till USA. Amerikanska företag som vill bli Privacy Shield-certifierade får ansöka hos USAs handelsdepartement som säkerställer att företagets integritetspolicy överensstämmer med den höga säkerhetsstandarden som krävs av Privacy Shield. För mottagare som inte är Privacy Shield-certifierade kan vi överföra dina personuppgifter utanför EU/EES med stöd av standardiserade dataskyddsbestämmelser som har antagits av EU-kommissionen. Vi kan även överföra dina personuppgifter till ett land som EU-kommissionen har bedömt har en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter. Om du vill ha information om vår överföring utanför EU/EES kontakta oss.

 

Vi förbehåller oss rätten att ändra eller modifiera den här policyn utan föregående
meddelande. Ändringar kommer att publiceras på denna webbsida. Du ansvarar för att kontrollera policyn varje gång du lämnar information till oss eller gör en beställning.

Nordic Live Expos integritetspolicy per den 1 augusti 2019.